La forme de l’acte notarié
Les actes notariés peuvent être des actes publics ou des actes sous seing privé authentifiés.
L’acte public doit être rédigé par le notaire, alors que l’acte sous seing privé peut également être rédigé par d’autres (en fait, par quiconque). Le code de déontologie notariale établit que, même lorsque le notaire est appelé à authentifier un acte sous seing privé rédigé par d’autres (soit par les parties soit par des professionnels ou d’autres personnes de confiance), il doit s’assurer que ce document est conforme à la loi et correspond à la réelle volonté des parties, en ayant soin de le lire attentivement avant de le signer. C’est pour cette raison que la différence entre l’acte public et l’acte sous seing privé authentifié par le notaire s’est considérablement atténuée.
En pratique, les principales différences sont les suivantes:
- l’acte public doit être rédigé par le notaire; s’il n’a pas été instrumenté personnellement par le notaire, il doit être lu par ce dernier aux parties, qui doivent toutes être présentes au même moment devant le notaire; il doit être rédigé en italien (avec éventuellement sa traduction dans une langue étrangère) et être signé au même moment par les parties et par le notaire; il doit être conservé (sauf cas exceptionnels) aux minutes du notaire, et il est donc assujetti au contrôle du conservateur des archives notariales;
- l’acte sous seing privé peut être ni rédigé ni lu aux parties par le notaire et peut être authentifié même par plusieurs notaires (chacun d’eux atteste l’authenticité des signatures et l’identité des parties qui ont signé l’acte en sa présence). En outre, le notaire n’est pas obligé de le conserver, mais il peut en délivrer l’original aux parties. (Pour les actes assujettis à la publicité immobilière ou commerciale, le code déontologique établit cependant que le notaire doit conserver dans ses minutes les actes sous seing privé si les parties n’en ont pas exigé la restitution).
L’acte notarié électronique
L’acte notarié électronique, portant la signature électronique des parties et des notaires, est un document dont la formation et la conservation successive pour une durée illimitée sont garanties. Ainsi le notaire assure la même certitude juridique que dans le cas d’un document sur support papier.
Il est aujourd’hui possible de renoncer au papier pour quelques types d’actes “simples” (tels des procurations, de petites fidéjussions, etc.) dont l’original ne doit pas obligatoirement être conservé par le notaire, mais qui sont directement délivrés au client pour l’usage qu’il souhaite en faire.
L’acte authentique électronique
En juin 2010, le Conseil des ministres a approuvé sur proposition du ministre de la Justice le décret législatif qui, faisant entrer en vigueur la délégation conférée au gouvernement par la loi n° 69 de 2009 en matière de réglementation du notariat, permet aux notaires de rédiger tous les actes authentiques en format électronique et d’y apposer une signature numérique.
Ces dispositions prendront effet prochainement, dès que les règles techniques nécessaires seront fixées.
