Studio n. 4_2023 DI Le certificazioni di conformità dei documenti digitali

Il presente studio si pone l’obbiettivo di proporre una summa di tutti i contributi giuridici (studi, materiali e risposte a quesito) che sino a questo momento sono stati elaborati in ambito notarile sul tema delle certificazioni di conformità dei documenti informatici, nonché di arricchire tale cospicuo patrimonio culturale e giuridico con le ultime novità dottrinarie e legislative, il tutto sotto il filtro anche delle riforme legislative e delle correnti nuove prassi operative.

Il documento informatico ha sempre avuto e continua ad avere delle caratteristiche sue proprie che influiscono sia sulla sua fruizione che su alcuni aspetti giuridici della res signata: esso, infatti, pur avendo bisogno di un supporto, è indifferente allo stesso poiché non vi si incorpora in maniera stabile; ciò comporta che nel mondo informatico perdono di significato i concetti di originale e di copia, per come tradizionalmente conosciuti dal nostro ordinamento, essendo più corretto probabilmente rifarsi al concetto di duplicato.

Ciò non di meno, l’effettuazione di copie propriamente dette è ancora necessaria sia nel caso del cambiamento di supporto (da cartaceo a informatico e viceversa) sia in ambito strettamente informatico laddove il documento non possa, per i motivi che vedremo, qualificarsi tecnicamente quale duplicato: in questi casi per provare la conformità della copia al suo originale sarà necessaria la certificazione da parte di un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

La cittadinanza dell’attività del notaio nelle certificazioni di conformità che riguardano i documenti digitali è stabilita oltre che nella legge notarile, anche nella legislazione di carattere amministrativo e fiscale. Dall’applicazione ed interpretazione di tali normative sono emerse nel tempo numerose problematiche riguardanti ad es. la possibilità di rilascio della copia da parte del pubblico ufficiale che non sia depositario del documento originale e la relativa valenza probatoria delle copie siffatte; la necessità o meno di procedere alla messa a repertorio dell’attività di rilascio della copia; l’assoggettamento della copia all’imposta di bollo. La prima delle tre problematiche derivante dall’originario impianto del codice civile deve ritenersi ormai superata dalle successive norme della legislazione amministrativa, fatta salva l’eccezione portata dall’art. 67 della L.N.; la seconda deve essere risolta facendo richiamo di volta in volta alla necessità o meno di tracciabilità dell’operazione effettuata; mentre con riguardo alla terza, fatte salve le esenzioni di legge, servirà comprendere di caso in caso se la copia sia destinata alla circolazione (in tal caso sarà soggetta all’imposta) ovvero sia effettuata per rendere compatibili documenti incorporati su supporti diversi onde consentire l’allegazione (in tal caso risulterà esente dall’imposta).